zu 1. Ja Dashboard ist zum Einrichten als Administrator, und Launchpad muss zumindest installiert werden, so wie ich es verstanden habe, um Backups einzurichten. hab es aber auch einmal manuell deaktiviert(beendet) und ein Backup war auch möglich(vom Server manuell gestartet). Ob das auch nach einem Neustart klappt, hab ich noch nicht getestet.
Die Zugriffe steuerst du mit Accounts die du via Dashboard einrichtest. dort auch die Folder einrichten und entsprechend den Benutzern ihre Rechte einräumen. Also evtl. eins für das XBMC da kann man unter Source.xml den Namen und Passwort hinterlegen, das man bei allen XBMC den selben Namen und PW verwendet.
und im Medienarchiv (auch ein Folder über Dashboard) kannst du ja Unterordner anlegen, und dort manuel auf dem Server die Rechte zum Lesen und Bearbeiten manuell vergeben und diese gleich vererben lassen. Damit hat jeder nur auf sein Privaten Ordner Zugriff. und dann kann man ja zusätzlich einen gemeinsamen Unterordner anlegen. oder man man jeweils einen eigenen Ornder über Dashboard, und vergibt darüber die Rechte. das kannst du dir ausprobieren.
zum Backup
also zu erst, würde ich das nicht so machen wollen, da der Serverbackup, zumindest beim WHS 2011 Intelligent ist, und eigentlich so wenige Dateien doppelt speichert wie möglich. z.b. die Windowsinstallation wenn die Dateien gleich sind, so sollte diese nur einmal speichern bzw. einmal Speicher verbrauchen. daher weiß nicht nicht ganz genau ob es sinvoll ist. sonst kann man es manuell einrichten.
und hierdie Vorteile und nachteile der einzelnen Backupvarianten
ansonsten hier im englischen Forum mal einsehen, oder alternativ hier im deutschen Forum