Welches Betriebssystem

ähm, Ja? Ein Windows Server mit AD ist für genau das ausgelegt .... Benutzer Verwaltung, Rechtesteuerung, etc.!
Bitte lass es den IT Fachmann komplett Machen! Alles andere wird arg fragwürdig! Hier geht es um ein Geschäftsserver , das ist was anderes als eben ein PC aufsetzen und ohne Kenntnisse auch nicht so einfach zu realisieren..
Wenn du schon sagst das du nicht weißt wofür ein Windows Server gut wäre bzw warum der besser wäre empfiehlt es sch wirklich wenn ihr euch an einen Experten wendet, zu eurem eigenen Wohl!
Und der IT Fachmann den ihr da habt scheint wohl kein richtiger zu sein .. Das wird schnell gefährlich!

Zumal eure Anforderungen schon umfangreicher sind und da der Bereich Sicherheit nicht vernachlässigt werden sollte! Gerade in Zeiten von Cryptotrojaner etc

Entschuldige meine recht negative Art, aber ich liebe es sowas in Foren zu lesen und weiß, was dieses gefährliche Halbwissen auslöst! Tu euch selbst ein Gefallen und wendet euch an IT Systemhaus. Es gehört bei weitem mehr dazu als ein bissen Hardware zu besorgen und irgendein Programm zu installieren! Ich hab jedes Jahr 3- 4 Neukunden die es so gemacht haben wie ihr bis jetzt und schlag jedes mal die Hände über den Kopf zusammen! Es ist mehr als erschreckend was da eingerichtet wurde! Und vor allem wie!

Achja wenn es der proliant g8 Micro werden soll, der wäre definitiv der Falsche für euch

Frag bloß vorher den "IT-Fachmann"! Der sollte Wissen was benötigt wird (er muss es schließlich einrichten).

Übersicht der Kosten? Holt euch von 2-3 Firmen ein Angebot ein. Bei euren Anforderungen schätze ich den Aufwand, wenn man es richtig macht bei ca. 3000€ - 5000€, je nach benötigter Datenmenge! Wahrscheinlich eher mehr. Ihr braucht ja auch virenschutz, Windows Lizenzen... Wobei man im Bereich Windows Lizenzen eher auf Miete gehen sollte.
Zumal nur ein NAS für Datensicherung auch nicht optimal ist.
Und das Thema Synchronisierung Mail Kalender etc ließe sich über Hosted Exchange wunderbar regeln.

Soll keine Belehrung sein, wirklich. Möchte euch nur warnen und vor schlimmeren Bewahren es gibt leider so viele selbsternannte IT spezies die so tolle Sachen zusammen basteln.
Also bitte nicht böse nehmen meine Art! Bin nur etwas empfindlich wenn ich sodass in Foren lese und ja ... Alles wird gut irgendwie

Was spricht gegen eine Cloud?

https://products.office.com/de-de/office-3…e365deutschland
https://www.microsoft.com/de-de/cloud/
https://business.microsoft.com/de-de

Was spricht dagegen einen Linux Server? Anwenderprogramme gehören sowieso nicht auf einen Datenserver. Das ganze muss getrennt werden.Mit dem Vorhaben bewegt ihr euch auf einen sehr dünnen Eis wo schnell mal die Daten sind wo sie nicht sein sollen. Was Sicherheit angeht ist Linux zu bevorzugen oder warum setzt Microsoft selber auf Linux Server wenn sie selber Server OS haben. Und der Kostenfaktor ist auch um viele weniger als wenn man einen Windowsserver verwendet.

Abgesehen davon das die genannten MS Server nicht nur 5 Clients bedienen müssen hat MS auch eine Armada an fähigen IT Leuten.
Aber ich denke auch als reiner Fileserver könnte man hier durchaus auf eine Linux Lösung zurückgreifen.

Aber die Anforderungen des Fragestellers sind für eine ernsthafte "Beratung" auch etwas schwammig.
Der "fähige ITler" sollte am Besten die Planung übernehmen - da bin ich zu 100% bei noob_at_pc.

Windows 10 als Serverbetriebssystem zu nutzen kann bei einer Lizenzprüfung für Überraschungen sorgen und zeigt deutlich das
ihr bei der Planung am falschen Ende spart - was viel teurer werden kann.