Lohnt sich Paperless-ngx

Wofür ich Paperless nutze? Um mein Papierkram los zu werden, Unterlagen schneller und einfacher finden zu können und möglichst überall im Zugriff haben.

Welche Dokumententypen? -> welche nicht?!
Rechnungen, Lieferscheine (Firma), Vertragsunterlagen zu Versicherungen, AGBs, KFZ Brief & Schein, ABE, Teilegutachten und §19 Unterlagen fürs Auto, Arbeitsunfähigkeitserklärungen, Arztbefunde .... eig alles was in Papierkram existiert und als PDF wie Bedienungsanleitungen!

Du musst die PDFs reinschieben - kannst aber alle auf einmal reinhauen. Danach musst du die aber mit ein paar Infos füllen wie - Dokumententyp, Korrenspondent und nach Bedarf eigene Tags setzen. Ebenso würde ich immer das Datum prüfen. Je nach Dokument stehen halt 2-3 Daten oben und da kann er es schlecht wissen Klingt am Anfang vlt aufwendig, gerade wenn man so viel hat aber das geht! Ein wenig fleiß arbeit aber je mehr das Ding intus hat, desto besser läuft der Automatismus und desto weniger musst du machen.
Dennoch: Immer manuell sichten ob das OK ist und dann erst 'freigeben' - also den Posteingang Tag entfernen.

Vorteile? -> Deutlich weniger Papier zu Hause. Privat haben wir jetzt knapp 200 PDF Dokumente im Paperless und habe schon einen großen Karton mit Papier in den Schredder geführt Endlich Platz im Haus! Nächste Vorteil: Die Krankenkasse wollte unterlagen - wo ist der Mist, wo ist genau diese eine Info die die Jungs wollen? Achja - Paperless, Korresnpondent ausgesucht / Suchbegriff eingegeben und in genau 3.1415 Sekunden hatten wir alles beisammen. Einfacher gehts nicht.
Thema Steuererklärung geht auch wunderbar easy. Bei jedem Dokument einfach im Hinterkopf haben - brauch ich das mal für die Steuererklärung? Wenn ja - Tag "Steuererklärung 2022" dazu und fertig.

Apps? Ja klar, die Paperless Apps die es gibt (share zum einfachen Hochladen von Dokumenten und den Paperless zum anschauen / suchen) sowie ein Dokumentenscanner Plustek A280, ein Brother Mulifunktionsgerät. Dort sind entsprechende Scanaufträge abgespeichert für die gängigsten Sachen:
Duplex Scan -> Ich hau 30 Seiten die Duplux bedruckt sind und das wird am Ende EIN Dokument, typisch bei Verträgen
Einzel Scan -> 20 Einselseiten die EIN Dokument werden sollen
Massen Scan -> Jede eingescannte Seite wird ein eigenes Dokument

Landen automatisch im Paperless mit dem Tag "Posteingang" und ich kann es bearbeiten.

Zusätzlich noch das Mailkonto für Rechnung@... und epaper@... eingebunden und somit kommen die digitalen Sachen auch automatisch im Paperless mit dem Tag "E-Mail"
Für Rechnung hab ich noch den Tag "zum bezahlen" sowie "ist bezahlt" und füge im Kommentar hinzu wann es bezahlt ist (oder markieren es manuell auf dem Stück papier wenn in Analog vorhanden). Somit kann ich am Freitag reinschauen welche Rechnungen zum bezahlen sind und das in einem Zug erledigen.

Backup - Empfehlung: Nutze Docker! Habe ich vor ner Woche hinter mir. Umzug von ServerA auf Server B. Total easy, Docker Container herunterfahren, alle Container Dateien von A nach B Kopieren, Docker Container starten, fertig Zusätzlich noch die Datenbank sichern ab und zu und gut.

Das Thema Rechte kommt 'demnächst'. In der Entwicklungsversion ist dieses Feature schon vorhanden bei den man die rechte schön detailliert einstellen kann. Es gibt auch alternativ Wege das jetzt schon um zu setzen, sind aber nicht sehr schön. Daher einfach noch etwas Geduld.

Ich hoffe das hilft etwas und war nicht zu viel

EDIT: Achja, die NextCloud Anbindung versteht sich da selbstredent

Keine Daten angegeben zum Thema wie er die Dateien ablegen soll? Ich hab es bei mir nach Korrespondent und dann Jahr, Monat und Dateiname geregelt, einfach unter die OCR Language noch die Zeile hinzufügen:

PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: '{correspondent}/{created_year}/{created_month}/{title}'

geht natürlich auch anders, aber empfinde ich es für am Besten. Für den Fall, dass Paperless nicht funktioniert kann man somit immernoch ganz gut Dokumente finden. Ebenso macht es das Thema Dateien löschen nach X-Jahren auch recht einfach find ich.

SMB1 ist tot, fertig.

In den E-Mail Regeln kannst du löschen definieren, klar.

ich würde dann aber sagen, du richtest dafür ein Separates Postfach
ein, damit er nicht mal ausversehen was falsches löscht ;). Ich mach das
bei mir so - soll der Mail Anhang ins Paperless, dann schiebe ich die
Mail in das andere Postfach / Leite es weiter.
Weiterleiten ist halt nicht perfekt, weil absender dann verschieden. Aber es geht ja hauptsächlich um den Anhang. Alternativ kann man ja das zusätzliche Postfach am Endgerät zusätzlich einbinden und schon kann man auch sauber rüber verschieben.

Alteranativ zu dem Scan Problem gibt es noch diverse RasPi Scan Server Projekte für genau diesen Awendungsfall. Wenn du einen Pi rumliegen hast perfekt, wenn nicht lohnt es sich in meinen Augen nicht wirklich. Eher mal bei Zeit nen neuen MFP.

So ganz blicke ich noch nicht durch, scheint aber interessant zu sein.
Muss man von paperless ein Backup ziehen?
Oder scannt das einfach die Dateien wieder durch, wenn man es mal neu aufsetzen muss?

Bisher mache ich das mit Ordnern und dem recoll tool unter Linux. Da müsste ich nichts sichern. Ausser die Dateien selbst natürlich.

Jain.
Die PDF Dokumente bleiben wie sie sind. Alles zusätzliche, also die Tags sind halt in einer DB.
Aber dank docker total Easy.
Paperless A beenden. Kopiere alle Daten von A nach B, start neues paperless - fertig.
Hab ich letztens erst gemacht, einfacher geht ein Backup nicht mehr.

Ich würde kein Docker nehmen. Das ist mir noch nicht so geheuer.
Ich würde paperless in einem proxmox Container normal installieren.
Wahrscheinlich dann einfach den Container komplett sichern. Ist auch easy.

Zitat von BigChris

Ich würde kein Docker nehmen. Das ist mir noch nicht so geheuer.

spricht doch nichts gegen Docker Container

Ich müsste es mal komplett verstehen. Dann wäre es vielleicht besser.